![高效能办公必修课:Word图文处理](https://wfqqreader-1252317822.image.myqcloud.com/cover/177/655177/b_655177.jpg)
2.3 文本的查找和替换
用户在编辑文档内容的过程中,难免会出现当文档编辑完毕之后才发现其中的某些错误,并且同样的错误出现了多次。如果逐一查找错误并进行修改,将显得非常烦琐,并且不能确保完全查找出所有错误,会浪费用户大量的工作时间。此时,可以使用Word的查找和替换功能进行操作,以达到提高用户工作效果的目的。
2.3.1 文本的查找
查找是指快速搜索特定单词或短语出现的所有位置。当发现文档中有多处错误时,用户可以使用查找的方法,快速查找出错误所在的位置,不仅所花的时间少,而且可以确保能够查找出所有错误。
原始文件:实例文件\第2章\原始文件\市场部经理工作分析.docx
最终文件:实例文件\第2章\最终文件\文本的查找.docx
Step1 打开“查找和替换”对话框。首先打开实例文件\第2章\原始文件\市场部经理工作分析.docx文件,并在“开始”选项卡下的“编辑”组中,单击“查找”按钮即可,如图2-53所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0058_0141.jpg?sign=1739347854-ErUSRAGOcpYUTe6NZMsJwOxKhGUIZ27e-0-36bb9156d552c41a395dfd8c3e905755)
图2-53 打开“查找和替换”对话框
Step2 输入查找的内容。弹出“查找和替换”对话框,在“查找”选项卡下的“查找内容”文本框中输入所需要查找的内容即可,比如在此输入“市厂”文本,效果如图2-54所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0058_0142.jpg?sign=1739347854-a8YUknotpQjnA7lNYglVV45K7tsuhn4W-0-5bb179ecae72c630344588ce9b2109a0)
图2-54 输入查找的内容
经验:
不仅可以单击“查找”按钮打开“查找和替换”对话框查找文本,还可以按下键盘中的“Ctrl+F”快捷键。
Step3 显示查找的文本。单击“查找和替换”对话框中的“查找下一处”按钮,此时可以看到系统查找到了文档中的第一处“市厂”文本,并且以选中状态显示,效果如图2-55所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0058_0143.jpg?sign=1739347854-tjWqt93TP24JkrBROzei9Bx7STPwAsmE-0-6ed0938ded0117fb3347bbde0867d7c9)
图2-55 显示查找的文本
Step4 查找当前所选内容。如果需要查找文档中当前所选的所有内容,则单击对话框中的“在以下项中查找”按钮,并在展开的列表中选择“当前所选内容”选项,如图2-56所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0059_0144.jpg?sign=1739347854-rd8nFAkGcIH5VaPZdkb1ThitpQSC6s2Z-0-cf99639592a80b6a042c1de45575fbd6)
图2-56 查找当前所选内容
提示:
单击“查找下一处”按钮后将会从插入点位置处向后开始查找,并显示第一处查找到的文本。再次单击“查找下一处”按钮,系统将自动查找下一处文本,并跳转到下一处查找的内容位置处将其以选中状态显示出来。
Step5 显示查找到的多个文本。经过上一步的操作之后,此时可以看到已经查找到了文档中所有的“市厂”文本,并且以选中状态显示,效果如图2-57所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0059_0145.jpg?sign=1739347854-RVzEBLXd9v6Y5Q0gHuLNYFireGgq6vFx-0-e539e728424a486c932e5c14c73b1987)
图2-57 显示查找到的多个文本
2.3.2 文本的替换
替换可以自动将某个单词或短语替换为其他单词或短语。前面已经介绍了查找内容的方法,当需要将文档中的多处相同的内容更改为其他相同的内容时,可以使用Word的替换功能,快速替换所有的文本,以节约用户逐一更改文本的时间,从而提高用户工作效率。
原始文件:实例文件\第2章\原始文件\市场部经理工作分析.docx
最终文件:实例文件\第2章\最终文件\文本的替换.docx
Step1 打开“查找和替换”对话框。首先打开实例文件\第2章\原始文件\市场部经理工作分析.docx文件,在“编辑”组中单击“替换”按钮,如图2-58所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0060_0146.jpg?sign=1739347854-HgO2oRXuePWAoBWIq07HGgMirCKLmHrt-0-36155131123cd4d9d70795b74edc5715)
图2-58 打开“查找和替换”对话框
Step2 输入查找和替换内容。弹出“查找和替换”对话框,在“替换”选项卡下的“查找内容”和“替换为”文本框中分别输入“市厂”、“市场”,如图2-59所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0060_0147.jpg?sign=1739347854-fI9OzhaaszCrAcdNjPUC8CAVZC21VHop-0-cdb2ab787a2dc4fd903f37c9513ffae3)
图2-59 输入查找和替换的内容
Step3 显示查找的内容。在“查找和替换”对话框中单击“查找下一处”按钮,此时可以看到在文档中查找到的内容,如图2-60所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0060_0148.jpg?sign=1739347854-ySk8wSiXPJd3GvYn7py14cMxPZwl2R2G-0-a07bc9d77e69ee9feafa16450972e001)
图2-60 显示查找的内容
Step4 显示替换一处文本的效果。单击“查找和替换”对话框中的“替换”按钮,此时可以看到查找到的第一处“市厂”文本已经替换为“市场”,并自动选定了下一处查找的内容,如图2-61所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0060_0149.jpg?sign=1739347854-gU9er68kpkA36Peg0pnyPOrHdxiqyO36-0-3a227c9ac47e3b81f788183437f69c65)
图2-61 显示替换一处的效果
Step5 全部替换文本。如果需要全部替换文档中查找的文本,则在“查找和替换”对话框中单击“全部替换”按钮,如图2-62所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0060_0150.jpg?sign=1739347854-vv9dqyBWWcvqJnYa1BRsiPiKUbf1Bl4G-0-b77b165c6ad43eba200d4d7a1725bfa9)
图2-62 全部替换文本
Step6 替换完毕的提示对话框。此时系统自动对文档进行查找和替换,并弹出了Microsoft Office Word提示对话框,在其中显示了搜索并已完成5处替换,在此单击“确定”按钮即可,如图2-63所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0060_0151.jpg?sign=1739347854-mh9FbhcvugmZYvGBGBiX7slrEaemDNZI-0-f741b9bfc430db3b19cc739ab6c12366)
图2-63 替换完毕的提示对话框
经验:
不仅可以单击“编辑”组中的“替换”按钮打开“查找和替换”对话框替换文本,还可以按下键盘中的“Ctrl+H”快捷键。
Step7 显示全部替换后的效果。经过前面的操作之后,此时可以看到文档中所有的“市厂”文本已经替换为“市场”文本,效果如图2-64所示。在“查找和替换”对话框中,查找完毕后单击“关闭”按钮,即可关闭该对话框。
![](https://epubservercos.yuewen.com/4B4B16/3590304803799301/epubprivate/OEBPS/Images/figure_0061_0152.jpg?sign=1739347854-qCEM7bhQ0A6hZkzsrJHmHV8Tad5ZcSAC-0-f5e171922c557bd3974d997c7aa36a0e)
图2-64 全部替换后的效果