第1章　行政部职责与角色

1.1　行政部做什么

行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供支持和后勤保障，充分发挥其组织、协调、管理及服务的功能，促进企业日常经营管理工作高效运行。行政部的具体工作主要体现在来访接待管理、文书印信管理、会议会务管理、企业公关管理、安全保密管理、总务后勤管理6个方面。

1.1.1　来访接待管理

来访接待管理主要是针对来宾情况进行接待的规划，实施来宾的接送和宴请，并做好来宾接待过程中的沟通、安保等工作。来宾接待的具体事务如下所示。

① 了解来宾信息，根据来宾的个人情况、来访目的等，制定来宾接待方针、接待规格，选择接待形式。

② 编制来宾接待日程，准备接待物品，安排接待人员及招待期间的安全保卫工作。

③ 准备相应的接待物品以及宴请期间的安排。

④ 明确来宾离别的时间、离别的方式，组织安排来宾送别仪式，并注意遵守来宾送别期间的基本礼节。

1.1.2　文书印信管理

文书印信管理主要包括文书管理和印信管理两部分内容。

文书管理是指按照一定程序处理文书的全部活动。行政部文书管理的具体内容如图1-1所示。

印信管理是指对企业印章的管理，主要包括印信刻制、保管、使用等。行政部印信管理的具体内容如图1-2所示。

1.1.3　会议会务管理

会议会务管理包括会议从筹备到善后的一系列管理工作。行政部会议会务管理的主要内容如图1-3所示。

1.1.4　企业公关管理

企业公关管理是指通过协调企业与媒体的需求与价值取向，使企业宣传目标与媒体信息需求相符合，确保双方利益达到最大化。行政部企业公关管理内容如图1-4所示。

1.1.5　安全保密管理

安全保密管理主要是对企业的治安、消防、生产以及文件资料进行安全管理，同时做好员工的安全教育培训等工作。安全保密管理的具体内容如下所示。

① 企业内部人员打架、酗酒、偷盗管理，人员进出管理，日常安全隐患巡查、排查等。

② 建立健全消防安全管理制度，定期组织人员参与消防演练与消防知识培训，科学管理消防设备、设施，及时、有效地处理消防事故。

③ 监督员工日常安全生产及安全操作各种设备设施，及时为员工发放劳动保护用品，在企业内部组织开展安全生产月活动，为员工灌输安全生产知识。

④ 做好企业各种合同协议、经营管理类文件、技术资料的安全保密工作，正确处理废旧设备设施，确保企业安全保密管理工作科学、有效。

1.1.6　总务后勤管理

总务后勤管理是指行政部相关工作人员通过科学的方法和手段，通过有目标的组织协调，搞好后勤各项工作。行政部总务后勤事务管理内容如图1-5所示。