4.2　知识讲解——设置Excel 2013的工作环境

在使用Excel 2013，对较大型的数据表进行统计分析的过程中，为了能够更好地对表格中的数据进行区分和查看，可以使用Excel 2013中的条件格式功能来进行突出显示。这样能够更加轻松地对数据进行查看和分析。

4.2.1　根据规则突出显示单元格

在数据表中，可以通过一定的规则来突出显示单元格，从而使表格的数据内容显示得更加清晰，也能够一目了然地发现数据之间的关系。例如在对工资表进行统计分析时，可以标识出指定范围中较大金额或者重复值。

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1.根据大小规则显示单元格

在工资表的统计分析时，为了快速找出基本工资高于3000的员工，可以使用“突出显示单元格”中的“大于”命令将满足条件的单元格进行格式的设置，具体操作方法如下。

Step01：选中D4：D18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“突出显示单元格规则”命令；3　在弹出的子菜单中选择“大于”命令，如下图所示。

Step02：1　在打开的“大于”对话框中输入数值，如“3000”；2　选择设置的格式为“浅红填充色深红色文本”选项；3　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step03：经过以上操作步骤，根据大小规则显示单元格后的效果，如右图所示。

知识拓展　选择单元格条件的方法

如果要突出显示数值小于指定数值的单元格时，可以使用“条件格式”按钮列表中“突出显示单元格规则”子列表的“小于”命令，若是要突出显示数值在一个区间范围内的单元格，则使用“介于”命令，如果是要突出显示单元格数据与指定数据相同的单元格，则使用“等于”命令。

2.标识选定单元格中重复值

如果要突出显示选定单元格区域中的重复值，可以使用“条件格式”中的“重复值”功能标识单元格，具体操作方法如下。

Step01：选中D4：J18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“突出显示单元格规则”命令；3　在弹出的子菜单中选择“重复值”命令，如下图所示。

Step02：打开“重复值”对话框；1　选择设置的格式为“绿填充色深绿色文本”选项；2　单击“确定”按钮，在选择的单元格区域中将相同的数值标识出来，如下图所示。

Step03：经过以上操作步骤，根据大小规则显示单元格后的效果，如右图所示。

知识拓展　“重复值”与“唯一值”的区别

在打开的“重复值”对话框中，用户可以根据需要选择“重复值”或“唯一值”，“重复值”是指在选中的区域中数值相同的单元格设置格式；“唯一值”则是指为单元格区域中不同的数值设置格式。

4.2.2　根据项目选取规则突出显示单元格

在对数据进行查看分析时，如果要将数据中的最大值和最小值所在的单元格突出显示，则可以使用条件格式中的“项目选取规则”命令。该命令将在选择的一个或多个区域中进行最大值最小值和高于低于平均值的比较，并将该值所在单元格进行突出显示。

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1.根据值前10％显示单元格

要突出显示数据中最大的几项，则可以使用“前10％”命令。例如，要在工资表中突出显示“实发工资”中工资最高10％的员工，具体操作方法如下。

Step01：选中J4：J18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“项目选取规则”命令；3　在弹出的子菜单中选择“前10％”命令，如右图所示。

Step02：打开“前10％”对话框，1　设置项目个数为10；2　设置格式为“绿填充色深绿色文本”；3　单击“确定”按钮即可，如右图所示。

2.标识出低于平均值的单元格

在根据规则突出显示单元格时，将单元格中的数据与整个区域中数据的平均值做比较，然后来突出显示单元格。例如要突出显示低于此区域平均值的单元格，具体操作如下。

Step01：选中J4：J18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“项目选取规则”命令；3　在弹出的子菜单中选择“低于平均值”命令，如下图所示。

Step02：打开”低于平均值“对话框，1　设置格式为“浅红色填充深红色文本”；2　单击“确定”按钮，如下图所示。

4.2.3　使用数据条标识单元格

使用数据条标识单元格，可以清晰地看出数据之间存在的差别，在分析数据时显得很直观，使用数据条标识单元格的具体操作方法如下。

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Step01：选中H4：H18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“数据条”命令；3　在弹出的子菜单中选择“绿色数据条”命令，如下图所示。

Step02：经过上步操作，使用数据条标识单元格，效果如下图所示。

4.2.4　使用色阶标识单元格

如果在快速访问工具栏中添加太多的按钮，会使整个窗口显得过于杂乱，影响界面布局。此时，可以通过“样式”工能组“条件格式”按钮下的“色阶”命令来标识，具体操作方法如下。

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Step01：选中H4：H18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“色阶”命令；3　在弹出的子菜单中选择“红-黄-绿色阶”命令，如下图所示。

Step02：经过上步操作，使用色阶标识单元格的效果如下图所示。

4.2.5　使用图标集标识与分析单元格

在Excel 2013中对数据进行格式设置和美化时，为了表现出一组数据中的等级范围，还可以使用图标对数据进行标识，在图标集中每个图标代表一个值的范围，也就是一个等级。使用图标集标识数据能够分析出数据的范围。

1.使用内置图标集标识单元格

在图标集选项中，可以使用内置的图标集规则，也可以通过自定义规则来标识单元格的等级。使用内置图标集规则标识单元格的具体操作方法如下。

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Step01：选中D4：D18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“图标集”命令；3　在弹出的子菜单中选择“四向箭头（彩色）”命令，如右图所示。

Step02：经过上步操作，使用内置图标集规则标识单元格的效果如右图所示。

2.自定义图标集格式规则

在工资表中，通过自定义图标集格式规则来显示岗位工资在950元以上，850～950元和不到850元三个等级的具体操作方法如下。

Step01：选中J4：J18单元格区域，进入“开始”选项卡界面；1　单击“样式”功能组中的“条件格式”下拉按钮；2　在弹出的下拉列表中选择“图标集”命令；3　在弹出的子菜单中选择“其他规则”命令，如下图所示。

Step02：打开“新建格式规则”对话框；1　选择图标样式；2　输入图标数值；3　选择“图标类型”为“数字”；4　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step03：经过以上操作步骤，自定义图标集格式规则的效果如右图所示。

专家提示　自定义图标集格式规则

在实际工作中，应各种工作表格的需要，用户也可以根据工作表的类型，适当地选择自定义图标集的格式规则类型。例如，只为包含以下内容的单元格设置格式、仅对排名靠前或靠后的数值设置格式、仅对高于或低于平均值的数值设置格式、仅对唯一值或重复值设置格式等。