1.2　房地产公司招标采购管理

招标是房地产公司主要的采购方式。为控制项目招标，在保证项目质量、工期等要求的前提下，以合理低价选择最满意的投标单位，房地产公司需要做好招标采购的管理工作。本部分主要对招标采购管理的原则、管理规定、相关部门职责、组织机构以及工作流程等进行简要的说明，招标采购各个环节的具体管理内容将在本书对应的章节中再详细介绍。

1.2.1　招标采购管理的原则与管理规定

（1）招标采购管理的原则

①全面招标原则：凡是符合招标条件的项目都要以招标方式确定承包单位。

②整体招标原则：禁止将项目肢解或化整为零，规避招标。

③事前预算原则：施工类工程在招标前，应先根据施工图预算编制标底；不提倡在无标底的情况下进行费率招标。

④资质审查原则：所有投标单位都要经过资格预审，符合推荐标准的投标单位才具备参与投标的资格。

⑤透明公正原则：整个招标过程务必有充分的透明度，各部门之间积极配合、全面沟通、信息共享、杜绝暗箱操作。

⑥合理低价中标原则：在技术标合格的情况下，合理低价中标原则。

⑦保密原则：标底、投标文件、评标、定标有关信息和文件的转播范围只限于参与人员及工程采购/招标领导小组，每个人均有义务保密，以防影响招标的公正与效果。

（2）招标采购管理规定

①对于需施行招标而未招标的项目，财务部门不予支付该项目的各种款项。

②本公司工作人员在招投标过程中有下列行为之一的，将依照有关规定，追究有关人员的责任。

a.招标活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的。

b.与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的。

c.与投标单位相互串通，故意损害公司利益的。

d.招标过程中，接受投标单位的吃请、娱乐和旅游，接受投标单位的回扣或有价证券等不上交的。

e.不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的。

f.将必须进行招投标的有关项目化整为零或者以其他方式规避招标的。

g.其他违纪违规行为的。

③违规违纪处理。

a.属公司招标工作小组责任的，当次招标无效并给予通报批评，并视情节暂停或取消直接责任人的招标成员资格。

b.属投标者责任的，当次投标按废标处理；并取消该项目其投标资格，情节严重的三年内禁止其参加公司的各种招投标活动。

c.属评标者责任的，当次评标视为无效，取消主要责任人的评标成员资格。

d.对违纪者，交由纪检监察机关处理，情节严重构成犯罪的，依法移交司法机关处理。

1.2.2　招标采购管理的相关部门职责

房地产公司招标采购管理工作由公司成本管理部组织实施，工程管理部、设计管理部、营销策划部等相关部门配合实施。各部门的主要职责如下。

（1）总经理

总经理全面负责招标管理工作，其主要职责（不限于）如下。

①批准招标计划与安排。

②组建招标领导小组。

③主持招标领导小组会议，审批确定中标单位。

④组织合同会签。

⑤签订合同或授权公司法人合同的签订。

⑥审批供方评价结果。

（2）分管副总

①审核招标计划。

②参加供方考察。

③审核供方资格审查入围名单。

④审核招标文件。

⑤审核供方评价结果。

（3）公司常务董事

公司常务董事是公司制度与流程执行的监督者，应按照公司的规定和要求，参加评标活动，了解制度与流程执行情况进行监督。

（4）成本管理部

①负责组织编制工程量清单，同时审核施工图。

②负责审核招标文件，对成本标杆进行核对。

③负责参加编写专用合同条款、编制有关商务文件。

④参加对投标人的资格预审。

⑤参与过程、最后澄清和合同谈判工作。

⑥负责工程合同招标的经济标评审。

⑦组织供方评价。

（5）工程管理部经理

负责组织进行工程的招标工作，其主要职责（不限于）如下。

①编制招标方案，办理招标申请、登记。

②接收投标人报名，组织对投标人进行考查和资质审查，根据评标委员会意见推荐入围的投标人，报招标领导小组审批。

③组织编写、发放招标文件、组织收取标书等工作。

④按职责负责组织开标。

⑤参加投标澄清会议和合同谈判，并签发中标函。

⑥接受委托签订合同。

⑦授权负责权限范围内的集体评标，完成评标报告。

⑧参加供方评价。

（6）设计管理部

负责各种设计招标工作，对产品和成本标准的实施起到监督与促进的作用。

①设计管理部经理

负责组织项目的技术管理工作，确定各种产品技术标准，组织编制产品成本标准。

②总建筑师

a.负责编写项目设计说明。

b.参加招标文件的编写，主要参加编写招标文件的有关技术条款。

c.按照评委方式参加技术评标。

d.参与最后澄清工作。

③总工程师

a.与工程管理部协商负责编写工程施工组织总体方案介绍，拟订总工期、关键工期要求。

b.参加对投标人的资格预审。

c.主要参加编写招标文件的技术条款及特别的施工技术要求。

d.按照评委方式参加评标。

e.参与最后澄清工作。

（7）营销策划部

①负责组织进行项目营销业务项目的招标工作，如销售代理招标、广告代理与发布招标、销售资料准备招标，组织有关部门进行招标文件的编写，组织与推荐评标委员会成员，按照评委方式参加评标。

②起草/审核招标文件，提出参加投标单位名单报总经理（或招标领导小组）审批。

③负责组织考察投标单位、组织编写招标文件、组织发放招标文件、组织收取标书等各项工作。

④授权负责权限范围内的集体评标，完成评标报告。

⑤负责与拟选中标人的最终问题澄清，并签发中标函。

1.2.3　招标采购管理的组织机构

为了保证招标采购的独立性，房地产公司一般会成立招标领导小组、评标委员会、招标工作小组等招标组织机构，由公司各方面负责人员组成，对招标采购工作进行集体决策。

（1）招标领导小组

①招标领导小组职责

a.批准招标文件，审查评标办法和细则的合理性和公正性。

b.参加供方资格审查。

c.审批入围的投标人名单。

d.审定评委会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人，确定中标单位。

e.决策采用团体成员各一票的方式投票表决。

②招标领导小组组成

a.建设工程招标。招标领导小组由公司相关领导组成，总经理任组长，即由总经理、工程管理部经理、设计管理部经理、公司常务董事、工程管理部（代表）等组成，规定必须为单数成员（总经理批准决定增加公司其他成员）。

b.设计招标。概念设计、方案设计、初步设计与施工图设计招标，招标领导小组由设计管理部经理任组长，即由设计管理部（代表）、设计管理部经理、总经理、公司常务董事、策划团队、工程管理部经理、合同负责人组成。规定必须为单数成员（总经理批准决定增加公司其他成员）。

c.营销业务招标。招标领导小组由公司相关领导组成，总经理任组长，即由营销策划部经理、设计管理部总造价师、公司常务董事、营销策划部（代表）等组成，规定必须为单数成员（总经理批准决定增加公司其他成员）。

（2）评标委员会

①评委职责

a.根据评标细则，对标书进行认真评审，负责组织进行澄清，完成评审报告。

b.向招标领导小组报告评审意见，推荐合格的中标人和中标备选人。

c.针对一些议标的项目，遵从集体决策，发挥团队优势的原则，特组建评标工作小组代替评标委员会行使相关职责。

②评委组成

a.建设工程招标

ⅰ.一般评委共6～10人，技术组和经济组各3～5人。

ⅱ.由工程管理部经理（评委组长）、设计管理部经理、总工程师、总建筑师、工程管理部代表（若需要）、合同负责人、专业工程师、总造价师、财务部经理、预算员、外部顾问（如监理工程师）等组成，规定各组必须为单数成员。

ⅲ.若合同规模超过5000万元，则应当根据需要在公司内或外部临时抽调人员组成评委。

ⅳ.评委名单由总经理审查批准（招标工作审批表会签批准）。

b.设计招标。评委5～9人。公司主要通过第一次和第二次方案审批会对概念性方案和方案进行评标。

c.营销业务招标

ⅰ.评委5～7人。由营销策划部经理、设计管理部总造价师、公司常务董事等组成，规定必须为单数成员。

ⅱ.评委名单由总经理审查批准（招标工作审批表会签批准）。

③评委素质要求

a.技术/业务专家应当在本项目方面有3～5年的技术管理或相关业务专业工作经验。

b.商务与经济方面的专家应当在有关业务方面具备2～3年的商务与经济专业工作经验。

（3）招标工作小组

由业务主办部门牵头，主要负责招标的相关业务工作，主要工作人员由业务主办部门承担，一般由2～3人组成，报项目招标领导小组批准（招标工作审批表会签批准）。

1.2.4　招标采购管理的工作流程

针对不同类型的项目，其招标采购管理的具体工作流程也会有所差异。下面分别介绍招标采购管理的一般工作流程、工程项目招标管理的工作流程、设计与顾问项目招标管理的工作流程以及材料、设备采购招标管理的工作流程等内容。

（1）招标采购管理的一般工作流程

①项目招标工作由公司成本管理部组织进行，需招标职能部门向成本管理部提出招标申请技术联系单，由成本管理部专项内请报告向公司招标工作小组提出招标申请，提交分标方案及招标草拟方案。招标工作小组审批通过后，由成本管理部自行编制或组织招标代理公司和跟踪审计单位编制清单、标底、合同初稿及招标文件初稿，由成本管理部组织，公司招标小组讨论批准后定稿。招标文件主要条款确认表由招标小组成员会签，招标文件最高限价及答疑由招标小组成员会签。500万元及以上项目工程的招标文件、标底、工程合同需报成本管理部审核批准。

②招标形式和信息发布招标分为公开招标和邀请招标。采用公开招标方式的，招标人应当发布招标公告，依据招标信息发布规定，在建设工程招标网等网站上发布；实行邀请招标的项目应当在公司网站发布招标信息，并向具备承担投标能力，资信良好的法人或其他组织发出投标邀请书，并且参与投标的法人不得低于三家。

③资质审查工作

a.公开招标过程中由招标代理公司先行对申请投标单位的经营范围、企业资质、资金实力，固定资产、质量信誉和协作精神等进行审查，报名结束后形成专项目报告由招标小组抽查，必要时应对投标单位进行实地考察。资格预审通过单位不得低于三家，并形成资格预审专项目报告。

b.邀请招标过程中由成本管理部专业人员对草拟邀请单位的经营范围、企业资质、资金实力，固定资产、质量信誉和协作精神等进行审查，并形成专项内请，报公司招标小组审核批准后，方可发出招标邀请。

④邀请招标评标原则和要求评标活动应遵循公平、公正、科学、择优的原则。评标应以方案可行性、质量可靠性、技术先进性、报价合理性、售后服务和信誉等为依据进行综合评价，公布评标结果，择优确定中标单位。

⑤邀请招标评标小组由招标小组人员和专家组成，投票定标的，总票数为不低于5票的奇数。招标工作小组成员与投标人有利益关系的，不得进入评标小组，已经进入的，应当回避。

⑥价格与合同条款谈判中标单位确定后，应在10个工作日内，由招标工作小组与中标单位进行价格与合同条款谈判，当招标工作小组与中标单位之间分歧较大时，招标工作小组应重新讨论，形成新的意见后方可定夺。拟订合同时，可以参照不同类别的合同示范文本，但合同文本必须符合国家有关法律、法规的要求，合同中应当包括以下条款：主体、标的、数量、价款和支付办法、质量承诺和售后服务、履行期限和方式、审计条款约定、解决争议的办法、违约责任等条款。投标的各种承诺应进入合同或作为附件与合同具有同等效力。招标合同金额较大的，拟订的合同应当经过公司法律顾问审阅，并做出咨询意见。

⑦投标结果需经公司批标委员会审批同意后，方可与中标单位签订合同。

⑧招标工作的补充和变更。凡由招标工作小组确定的中标单位，以及有关招标工作的决定事项，原则上不得更改；确需修正、补充，应由招标工作小组集体研究决定，任何人无权私下改变有关决定。

⑨招标工作应“透明、公开”，在发放招标文件的同时，给每个投标单位发送一份统一格式的招标工作公开信（含联系人、联系方式），如发生违规现象，可直接向公司举报。

⑩招标文件备案、保管和检查招标工作小组对招标的主要过程、招标结果和投标单位的违法违纪行为应予以记录。招标过程中形成的所有文件正本和有关资料由公司招标工作小组妥善保管，招标文件副本提交公司办公室存档备查。公开招标项目招标文件归档由招标代理公司分三册装订成册，一册由招标代理公司相关情况至资格预审报告公示结束；二册由招标文件、清单、标底组成，三册由答疑、评标报告公司相关批准文件至中标通知书发放为至。如量大可采用单册分为上中下三册，四册由成本管理部归档，由招标过程的审批文件组成。

⑪公开招标项目应邀请公司审计监察部派人全过程参与每个招标项目，履行监督职责。

⑫投标单位费用的收取与使用按公司有关财经管理规定执行。

⑬招标采购管理流程图（如图1-1所示）。

（2）工程项目招标管理的工作流程

①完成项目总体施工组织设计，确定合同计划清单。

②制订招标计划，并将此计划提前一个月报送工程管理部。

③办理招标项目登记和招标申请。填报招标申请表和招标工作审批表，办理项目的招标登记和申请。

④编制与审定招标文件。

⑤发布招标邀请公告，通过公司网络或其他有效途径发布招标邀请公告。

⑥资格预审。对报名参与投标的单位进行资格预审，并将结果报领导小组，由招标领导小组审查批准，只有通过资格预审的单位才可以参与投标，每个标段参加投标的单位控制在5～7个（主体工程总承包合同应当超过7家）。

⑦确定投标单位和发售招标文件。

⑧组织召开标前会。会议主要内容为组织投标人察看现场；介绍招标工程情况；解答投标人提出的咨询疑点；补发招标文件的补充资料。

⑨在规定的时间收标和开标。

⑩组织评标（包括进行评标的澄清工作），推荐中标候选人。

⑪按时召开招标领导小组会议，审定中标单位和备选单位。

⑫进行最后澄清，为合同谈判创造条件。

⑬办理中标通知书及签订合同。

（3）设计与顾问项目招标管理的工作流程

①办理招标项目登记和招标申请。填报招标项目登记表和招标申请表，办理项目的招标登记和申请。

②编制与审定招标文件。

③发布招标邀请公告。通过公司网络或其他有效途径发布招标邀请公告，招标邀请公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间、投标截止日期以及获得招标文件的办法等事项。

④资格预审（或资格后审）。对报名参与投标的单位进行资格预审，并将结果报招标领导小组批准。只有通过资格预审的单位才可以参与投标，每个标的参加投标的单位按照规定选定，投标人数原则上不少于3家。

⑤确定投标单位和发售招标文件。

⑥组织召开标前会。会议的主要内容为组织投标人察看现场；介绍招标工程情况；解答投标人提出的咨询疑点；补发招标文件的补充资料。

⑦在规定的时间收标和开标。

⑧组织评标专家进行评标，包括进行评标的澄清工作。

⑨按时召开招标领导小组会议，审定中标单位和备选单位。

⑩进行最后澄清，为合同谈判创造条件。

⑪办理中标通知书及签订合同。

（4）材料、设备采购招标管理的工作流程

①目的

a.确保采购材料（设备）100%符合国家有关规范及标准。

b.确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

c.严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。

②范围。新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料（设备）。

③职责

a.设计管理部从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，并提供甲供料清单及验收规范。

b.工程管理部负责甲供材料（设备）的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。

c.成本管理部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。

④程序

a.工程管理部主办工程师按招投标管理工作细则规定要求进行甲供材料（设备）的采购。

b.工程管理部主办工程师拟订招投标文件、采购合同及投标厂商的入围资格并报请部门经理审批。

c.主办工程师按经审批的入围资格要求邀请3～5家分供商进行招投标，并封样存至仓库，做好标识。

d.施工图纸出齐后7天内，主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由主办工程师编制甲供材料（设备）采购工作计划，经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。

e.所有甲供料需在房屋预售前一个月签订合同，在签订合同之前需预留20天合同审批时间，20天招投标时间。

f.主办工程师会同成本管理部人员实施招投标。

g.主办工程师按招投标管理工作细则及招投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

⑤甲供材料（设备）进场管理工作程序

a.在甲供材料（设备）签约之前，主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。

b.监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。

c.检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

d.检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。

e.检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。

f.检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

g.检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。

h.检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。

i.检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

j.对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主办工程师需会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

k.检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。

l.检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

m.进场材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%，由工程管理部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行（必要时设计管理部也参加），验收合格后方可支付材料（设备）款。

n.如施工单位要求延时交货，应提交书面申请。

o.公司内部相关环节影响工期时，项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。

p.项目结束后，项目主管汇总甲供材料（设备）的供货质量、交货期、配合情况，填写甲供材料（设备）供货单位考核情况评分表，报部门经理审批。

⑥材料、设备采购招标管理流程，如图1-2所示。

（5）消防局指定产品采购招标管理的工作流程

①目的。维护公司利益，对消防局指定的产品，包括灭火器、灭火器箱、消防箱及其他相关设备在具备本市消防产品准用证的前提下，以较低的价格进行采购，并对采购过程进行有效控制，确保第一时间解决问题。

②范围。适用于公司工程系统一切消防指定产品的采购工作。

③职责

a.工程管理部是消防局指定的甲供材料采购的主管部门，负责采购全过程的操作。

b.设计管理部、成本管理部、财务部是材料设备采购的协办部门。

④程序

a.设计管理部负责提供消防设计图纸给予工程管理部主管工程师。

b.主管工程师接图后，送消防部门审图，并确定设备供货及安装单位。

c.项目主管工程师起草招标书，规定质量、数量、生产周期、安装周期、保修期等要求，以招标形式选择三家单位（包括消防局指定单位）进行招标询价。

d.供方将投标书送达公司后，主管工程师就各标书内容进行评估，确定合理价格，希望消防部门指定单位接受。

e.消防局指定产品合同签订。

f.送货请安装单位共同验收并安装。

g.工程竣工后，报消防部门申报验收。

（6）供电局指定产品采购招标管理的工作流程

①目的。维护公司利益，对所购供电局指定的产品包括住户箱、电表箱、熔丝箱、分线箱、低压动力柜、母线槽等进行有效控制，确保第一时间解决问题。

②范围。适用于公司工程系统一切由供电局指定产品的采购工作。

③职责

a.工程管理部是供电局指定的甲供材料设备采购的主管部门，负责采购全过程的操作。

b.设计管理部、成本管理部、财务部是材料设备采购的协办部门。

④程序

a.设计管理部负责提供电器设计图纸给予工程管理部主管工程师。

b.主管工程师接设计管理部提供的电器设计图纸后，送供电局审图，并确定设备供货及安装单位。

c.项目主管工程师按起草招标书，规定质量、数量、生产周期、安装周期、保修期等要求，以招标形式选择三家单位（包括供电局指定单位）进行招标询价。

d.入围单位资格要求，具有营业执照、型号证书、产品检验报告、ISO9002质量体系保证书。

e.供方将投标书送达公司后，主管工程师就各标书内容进行评估，确定合理价格，要求供电局指定单位接受。

f.供电局指定产品合同签订。

ⅰ.低压动力柜、电源切换箱设备合同的确定。

•主管工程师到供电局填写设备供货及安装委托单，包括设备生产厂家、设备系统要求、价格、生产周期、设备安装厂家、价格、安装周期等。

•供电局与设备厂家、安装厂家签订合同，公司按已与供电局指定厂家谈妥的价格付款给供电局。

•主管工程师通知设备供应方按合同规定生产设备，必要时主管工程师去设备厂家了解设备生产进度、质量情况。

•主管工程师通知设备安装方在合同规定的安装周期内完成安装任务。

ⅱ.母线槽、表箱、熔丝箱、分线箱、户内箱合同的确定。

•主管工程师将盖有供电局指定单位合同章的合同正本及招投标评标报告一起上报公司成本管理部、财务部、主管工程副总及总经理审批。

•公司批准后，主管工程师通知设备供应方按合同规定生产（安装）设备。

g.设备安装、调试完毕，报供电局验收。

1.2.5　招标采购管理的注意事项

房地产公司进行招标采购时，需要注意以下事项。

①提高考察的重视度，在入围阶段筛选合格的供应商入围，减少合作风险。

②建议与分供方评价管理体系结合，明确考察标准、入围条件、分供方过程评价、分供方评级等，公开招标必须制订详细周密的经过审核的考察细则。

③禁忌事项具体化，如用“队伍的单位推荐人在考察阶段自动回避，不得参与考察”替换“不得违规违纪”等过多无法考量的话语。

④增加特殊（形式）招标流程，即单位内部认可，需要走外部形式的内部招标流程。

⑤议标、定标制度细化。如对最高报价处理细节办法、对价格谈判管理办法、定标细则；对“开标即定标”的禁忌规定，“议标单位选择规则”不能随意性，按分数高低选择等。

⑥配备可实施操作附件。如“审计监察全程监督招标过程”具体如何操作，何时何环节何方式提供何资料等；如“必要时对施工方现场考察”具体哪种招标为必要考察，考察人员，考察内容评定标准等。

⑦招标文本规范化规定。如配备有利于公司施工管理的合同文本及其他附件，减少格式无法指导实际的套用附件，招标具体操作步骤尽快纳入办公自动化系统中，实现信息共享，公开化。